Jak rozliczyć noclegi w firmie? Obecnie coraz więcej pracowników odbywa podróże służbowe, podczas którym musi gdzieś nocować. Najczęściej decydują się oni na nocleg w hotelu. Przy wymeldowaniu powinni otrzymać fakturę, wystawioną oczywiście na firmę. Jak właściwie rozliczyć noclegi pracowników? Odpowiadamy.
Nocleg jako koszt
Pracownik, który odbywa podróż służbową, powinien mieć zagwarantowany nocleg. Oczywiście może on również otrzymać ryczałt, jeśli firma nie zapewnia miejsca do przenocowania. Tak też dzieje się na przykład wtedy, gdy pracownik ma w danym kraju czy miejscowości rodzinę i nocuje u niej. Wtedy też, zamiast miejsca noclegowego, otrzymuje ryczałt. Niemniej jednak pozostańmy przy tym, że pracownik nocuje w hotelu lub innym obiekcie. Pod koniec wizyty powinien on otrzymać fakturę. Jeśli hotel jej nie wyda, ma on obowiązek samemu się po nią zgłosić. Paragon czy potwierdzenie rezerwacji nie są w tym przypadku dokumentami księgowymi. Aby nocleg mógł stać się kosztem podatkowym, potrzebna będzie faktura. Pracownik, który ją dostarczy, jest właściwie rozliczony z podróży służbowej. Reszta zaś należy do księgowego. W większości przypadków nocleg możemy uznać za koszt podatkowy. Musi on oczywiście spełniać definicję podstawową kosztu podatkowego. Innymi słowy, musi służyć pozyskaniu lub zabezpieczeniu źródeł przychodu. Organy podatkowe przyjmują, że podróż służbowa pracownika jest kosztem podatkowym, jeśli podczas niej odbywa na przykład spotkanie z klientem, przekazuje wiadomości załogom w innych miastach czy krajach, kontroluje pewne procesy. Jeśli zaś wyjazd ma charakter typowo wakacyjny (na przykład jest nagrodą), to nie możemy uznać go za koszt. Jak zaksięgować nocleg? Najprościej będzie ująć go w kosztach podróży służbowej. Zazwyczaj hotele wymagają, aby uiścić płatność za hotel przy wymeldowaniu. W związku z tym dana kwota powinna zejść z karty służbowej pracownika. Jeżeli jednak płacił on za nocleg we własnym zakresie, to musimy oddać mu pieniądze. Wtedy też nasz rozrachunek wyjdzie na zero.
Prawo do odliczenia VAT
Księgowi często mają problem z kwestią podatku VAT przy noclegach. Otóż podatek VAT widnieje na każdej krajowej fakturze za hotel czy hostel. Niemniej jednak, zgodnie z polskim prawem, podatnicy nie mają prawa do odliczenia podatku VAT. Wykazują go więc w rejestrze ze stawką zerową. Podatnicy mają jednak prawo do ujęcia nieodliczonego podatku VAT w kosztach podatkowych. Dlatego też ujmują oni fakturę za nocleg w kwocie brutto w księgach rachunkowych. Dzięki temu nieodliczony VAT obniża podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Czy podatnicy mają prawo w jakichś przypadkach odliczyć VAT za usługi noclegowe? Co do zasady, nie. Oczywiście w przypadku jakichkolwiek wątpliwości możemy wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Na ogół jednak organy skarbowe stoją na stanowisku, że VAT od noclegu nie podlega odliczeniom.
Nocleg, a przychód
Zastanówmy się, czy nocleg, który firma opłaciła pracownikowi, może stanowić jego przychód? Generalnie, jeśli pracownik odbywa podróż służbową, to nie możemy mówić o powstaniu przychodu. Oczywiście nocleg powinien mieć miejsce w obiekcie o średnim standardzie. Co więcej, dany obiekt ma służyć jedynie zaspokojeniu miejsca do spania dla pracownika. Nawet, jeśli posiada on różnego rodzaju udogodnienia, to przyjmujemy, że pracownik wykonuje swoje obowiązki, a więc nie ma czasu z nich korzystać. Zasadniczo więc nocleg w czasie podróży służbowej nie jest przychodem pracownika. Zgodnie z polskim prawem, ma on do niego prawo. Niemniej jednak nieco inaczej wygląda sytuacja, w której zapewniamy pracownikowi mieszkanie w dłuższym okresie czasu. Czasami firmy podpisują umowy właśnie z obiektami noclegowymi, zamiast wynajmować prywatne mieszkania. Wtedy też możemy zasadniczo mówić o przychodzie pracownika. Polskie prawo podatkowe przyjmuje bowiem, że pracownik sam powinien zapewnić sobie oraz opłacić mieszkanie. Jeśli robi to za niego firma, musimy wykazać przychód pracownika. W jakiej wysokości? Przepisy nie określają tej kwestii zbyt dokładnie. Najczęściej przychód wykazujemy w wartości, którą firma płaci za nocleg. Niemniej jednak organy podatkowe stoją na stanowisku, że konieczne jest tutaj przyjęcie ceny rynkowej. Jeśli ta na fakturze znacznie odbiega od rynkowej, musimy dokonać korekty.
Podróż służbowa właściciela firmy
Pozostaje jeszcze odpowiedzieć na pytanie, co w przypadku, gdy podróż służbową odbywa właściciel firmy? Przepisy mówią, że również ma on prawo do noclegu. Może więc zaliczyć do kosztów podatkowych wartość faktury za hotel. Nie ma jednak prawa do odliczania podatku VAT. W jego przypadku nie możemy mówić o powstaniu żadnego przychodu do opodatkowania. Warunkiem jest jednak, aby podróż służbowa spełniała przesłanki kosztu podatkowego. W przeciwnym razie podatnik nie ma prawa do ujęcia faktury w kosztach firmy. Podróż służbową na takich samych zasadach mogą odbywać wszyscy zatrudnieni w firmie. Reguły te dotyczą również prezesów czy innych, wysoko postawionych w hierarchii przedsiębiorstwa osób.
